1. Introducción

El pasado 22 de septiembre de 2020, se aprobó el Real Decreto-ley 28/2020, de trabajo a distancia que, tras haber sido convalidado por el Congreso de los Diputados, fue tramitado como proyecto de ley, la Ley 10/2021, de 9 de julio, de trabajo a distancia (la “Ley 10/2021”), que ha entrado en vigor el 11 de julio de 2021, esto es, al día siguiente de su publicación en el Boletín Oficial del Estado.

2. Concepto y ámbito de aplicación

El trabajo a distancia se define como aquella “forma de organización del trabajo o de realización de la actividad laboral conforme a la cual esta se presta en el domicilio de la persona trabajadora o en el lugar elegido por esta, durante toda su jornada o parte de ella, con carácter regular”.

El teletrabajo, por su parte, es una subespecie de trabajo a distancia que se lleva a cabo mediante el uso exclusivo o prevalente de medios y sistemas informáticos, telemáticos y de telecomunicación.

Las previsiones de la Ley 10/2021 se aplicarán al supuesto en que el trabajo a distancia sea regular, esto es, se preste en un periodo de referencia de 3 meses, un mínimo del 30% de la jornada, o el porcentaje proporcional equivalente en función de la duración del contrato de trabajo.

3. Notas características y limitaciones del trabajo a distancia

El trabajo a distancia se caracteriza por ser: (i) voluntario para las dos partes, lo que implica que no pueda ser impuesto vía modificación sustancial de las condiciones de trabajo, y (ii) reversible para ambas partes, que podrá ejercerse según lo acordado en la negociación colectiva o en el acuerdo de trabajo a distancia (el “ATD”).

La extinción de la relación laboral y la modificación sustancial de las condiciones de trabajo no podrán justificarse en: (i) la negativa de la persona trabajadora a trabajar a distancia, (ii) el ejercicio de la reversibilidad al trabajo presencial y (iii) las dificultades para el desarrollo adecuado de la actividad laboral a distancia que estén exclusivamente relacionadas con el cambio de una prestación presencial a otra que incluya trabajo a distancia.

El régimen de trabajo a distancia se encuentra limitado para: (i) los contratos celebrados con menores y para (ii) los contratos en prácticas y para la formación y el aprendizaje. En estos supuestos debe garantizarse como mínimo el 50% de prestación de servicios presencial, sin perjuicio del desarrollo telemático, en su caso, de la formación teórica vinculada a los últimos.

4. Formalización y modificación del trabajo a distancia

El ejercicio del trabajo a distancia debe formalizarse por escrito a través del ATD, bien desde el inicio de la prestación de servicios, bien en un momento posterior, pero en todo caso antes de que se inicie el trabajo a distancia.

La empresa, además, deberá entregar una copia del ATD a los representantes legales de los trabajadores (los “RLT”) dentro de los 10 días siguientes a su formalización y posteriormente deberá comunicarlo a la oficina de empleo. En caso de que el acuerdo no se formalice por escrito la empresa podría incurrir en una infracción grave sancionable con una multa de hasta 6.250 euros.

El ATD tiene un contenido legal obligatorio, sin perjuicio de lo previsto en los convenios colectivos:

• Inventario de los medios, equipos y herramientas para el desarrollo del trabajo a distancia, incluidos los consumibles y los elementos muebles, así como de la vida útil o periodo máximo para la renovación de éstos.

• Enumeración de los gastos derivados de la prestación de servicios a distancia, así como forma de cuantificación de la compensación que obligatoriamente debe abonar la empresa y momento y forma para realizar la misma.

• Horario de trabajo y, en su caso, reglas de disponibilidad horaria.

• Porcentaje y distribución entre trabajo presencial y trabajo a distancia, en su caso.

• Centro de trabajo de la empresa al que queda adscrita el trabajador y donde, en su caso, desarrollará la parte de la jornada de trabajo presencial.

• Lugar de trabajo a distancia elegido por el trabajador.

• Duración de plazos de preaviso para el ejercicio de las situaciones de reversibilidad, en su caso.

• Medios de control empresarial de la actividad.

• Procedimiento a seguir en el caso de producirse dificultades técnicas que impidan el normal desarrollo del trabajo a distancia.

• Instrucciones en materia de protección de datos dictadas por la empresa, con la participación de los RLT.

• Instrucciones dictadas por la empresa, previa información a los RLT, sobre seguridad de la información.

• Duración del ATD.

Las condiciones establecidas en el ATD podrán modificarse por acuerdo entre las partes, que deberá formalizarse por escrito con carácter previo a su aplicación y comunicado a los RLT. Asimismo, los trabajadores/as a distancia tendrán prioridad para ocupar puestos de trabajo que se realizan total o parcialmente de manera presencial, siendo éstos/as y los RLT informados de estas vacantes.

5. Derechos de las personas trabajadoras a distancia

La Ley 10/2021 prevé un amplio elenco de derechos a favor de las personas trabajadoras que prestan sus servicios a distancia. En general, se parte de la premisa de que estos trabajadores/as a distancia gozan de los mismos derechos que los/las trabajadores/as presenciales, salvo aquellos que sean inherentes a la realización de la prestación laboral presencial y, por tanto, no podrán sufrir perjuicio alguno en sus condiciones laborales.

a) Derechos relativos a la carrera profesional

• Las empresas garantizarán la participación efectiva en las acciones formativas de las personas que trabajan a distancia, en términos equivalentes a las personas que prestan sus servicios de forma presencial en el centro de trabajo.

• Las personas que trabajan a distancia tendrán derecho, en los mismos términos que las que prestan servicios de forma presencial, a la promoción profesional, debiendo la empresa informar a aquellas, de manera expresa y por escrito, de las posibilidades de ascenso que se produzcan, ya se trate de puestos de carácter presencial o a distancia.

b) Derechos relativos a la dotación y mantenimiento de medios y al abono y compensación de gastos

• Las personas que trabajan a distancia tienen derecho a la dotación y mantenimiento adecuado por parte de la empresa de todos los medios, equipos y herramientas necesarios para el desarrollo de la actividad de conformidad con el inventario previsto en el ATD y, con los términos establecidos, en su caso, el convenio colectivo. Asimismo, se garantizará la atención precisa en el caso de dificultades técnicas, especialmente en el caso del teletrabajo.

• El desarrollo del trabajo a distancia deberá ser sufragado o compensado por la empresa (e.g. equipos, herramientas y medios), pudiendo la negociación colectiva establecer el mecanismo para la determinación, y compensación o abono de estos gastos.

c) Derechos relativos al tiempo de trabajo

• La persona que trabaja a distancia podrá flexibilizar el horario de trabajo, de conformidad con la legislación vigente, el ATD y la negociación colectiva.

• El sistema de registro horario de la persona que trabaja a distancia reflejará fielmente el tiempo efectivo dedicado al trabajo a distancia, incluyendo, entre otros, el momento de inicio y finalización de la jornada, y sin perjuicio de la flexibilidad horaria.

d) Derechos relativos a la prevención de riesgos laborales

• La persona que trabaja a distancia tiene derecho a una adecuada protección en materia de seguridad y salud en el trabajo de conformidad con la normativa sobre prevención de riesgos laborales.

• La evaluación de riesgos laborales y la planificación de la actividad preventiva del trabajo a distancia deberán atender a los riesgos característicos del trabajo a distancia, poniendo especial atención en los factores psicosociales, ergonómicos y organizativos y de accesibilidad del entorno laboral efectivo.

• La evaluación de riesgos deberá limitarse a la zona habilitada para la prestación de servicios, no extendiéndose al resto de zonas de la vivienda o del lugar elegido para el desarrollo del trabajo a distancia. Si resultare necesario la visita de quien tuviera competencias en materia preventiva al lugar en el que se desarrolla el trabajo a distancia deberá emitirse informe escrito que justifique dicho extremo y se entregará al trabajador/a y a los delegados/as de prevención.

• En el caso de que el lugar fuese el domicilio de la persona que trabaja a distancia o del de una tercera persona física, la referida visita requerirá, en cualquier caso, el permiso de la persona trabajadora. En caso de no concederse dicho permiso, la evaluación se realizará con base en la información recabada de la persona trabajadora según las instrucciones del servicio de prevención.

e) Derechos relacionados con el uso de medios digitales

• La utilización de los medios telemáticos y el control de la prestación laboral mediante dispositivos automáticos garantizará adecuadamente el derecho a la intimidad y a la protección de datos, de acuerdo con el principio de proporcionalidad.

• La empresa no podrá exigir la instalación de programas o aplicaciones en dispositivos propiedad de la persona que trabaja a distancia, ni la utilización de estos dispositivos en el desarrollo del trabajo a distancia.

• Las empresas deberán establecer criterios de utilización de los dispositivos digitales respetando en todo caso los estándares mínimos de protección de su intimidad, participando en su elaboración los RLT.

• La negociación colectiva podrá especificar los términos dentro de los cuales las personas trabajadoras pueden hacer uso por motivos personales de los equipos informáticos puestos a su disposición por parte de la empresa para el desarrollo del trabajo a distancia.

• Las personas que trabajan a distancia tienen derecho a la desconexión digital fuera de su horario de trabajo. A este respecto, la empresa, previa audiencia de los RLT, elaborará una política interna que definirá las modalidades de ejercicio del derecho a la desconexión y las acciones de formación y de sensibilización del personal sobre un uso razonable de las herramientas tecnológicas que evite el riesgo de fatiga informática.
• La negociación colectiva podrá establecer los medios y medidas adecuadas para garantizar el ejercicio efectivo del derecho a la desconexión en el trabajo a distancia.

f) Derechos colectivos

• Las personas que trabajen a distancia tendrán derecho a ejercitar sus derechos colectivos con el mismo contenido y alcance que aquellas presenciales, pudiendo establecer la negociación colectiva las condiciones para garantizarlo.

• La empresa deberá suministrar a los RLT el acceso a las comunicaciones y direcciones electrónicas de uso en la empresa y la implantación del tablón virtual.

• Deberá garantizarse que no existen obstáculos para la comunicación entre las personas que trabajan a distancia y sus representantes legales y su participación efectiva presencial para el ejercicio del derecho a voto en las elecciones a RLT.

6. Facultades empresariales en relación con el trabajo a distancia

El empresario, por su parte, dispone de las siguientes facultades de organización, dirección y control empresarial respecto del trabajo a distancia, de conformidad con la Ley 10/2021:

• Las personas trabajadoras deberán cumplir con las instrucciones que haya establecido la empresa en el marco de la legislación sobre protección de datos, previa participación de los RLT.

• Las personas trabajadoras deberán cumplir las instrucciones sobre seguridad de la información específicamente fijadas por la empresa, previa información a sus RLT, en el ámbito del trabajo a distancia.

• Las personas trabajadoras deberán cumplir las condiciones e instrucciones de uso y conservación establecidas en la empresa o la negociación colectiva en relación con los equipos o útiles informáticos.

• La empresa podrá adoptar las medidas que estime más oportunas de vigilancia y control para verificar el cumplimiento por la persona trabajadora de sus obligaciones y deberes laborales, incluida la utilización de medios telemáticos, respetando su dignidad y teniendo en cuenta, en su caso, sus circunstancias personales, como la concurrencia de una discapacidad.

7. Otras cuestiones relevantes

7.1. Esta Ley 10/2021 será íntegramente aplicable a las relaciones de trabajo vigentes y que estuvieran reguladas, con anterioridad a su publicación, por convenios o acuerdos colectivos, desde el momento en el que estos pierdan su vigencia. En caso de no prever un plazo de duración, esta norma resultará de aplicación íntegramente una vez transcurrido un año desde su publicación en el BOE, salvo que las partes firmantes acuerden expresamente un plazo superior, que como máximo podrá ser de 3 años.

El ATD, así como las adaptaciones o modificaciones de los ATD ya existentes no derivados de convenios o acuerdos colectivos, deberán formalizarse en el plazo de 3 meses desde que la presente Ley 10/2021 resulte de aplicación a la relación laboral concreta.

7.2.  A los casos de trabajo a distancia aplicados excepcionalmente como consecuencia de las medidas de contención sanitaria derivadas de la COVID-19, y mientras éstas se mantengan, le seguirá resultando de aplicación la normativa laboral ordinaria, sin perjuicio de que las empresas deban dotar a las personas que trabajan a distancia con los medios, equipos, herramientas y consumibles necesarios, así como el mantenimiento que requieran.

7.3. En el orden procesal, la Ley 10/2021 establece un procedimiento específico, urgente y preferente, para las reclamaciones que, en su caso, puedan interponer las personas que trabajan a distancia ante los Juzgados de lo Social sobre acceso, reversión y modificación del trabajo a distancia.

7.4. Por último, cabe destacar la modificación de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, aprobado por el Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto, que entrará en vigor el 1 de octubre de 2021 y que endurece el régimen económico sancionatorio. Así, por ejemplo, se podría alcanzar una cuantía de 225.018 euros en las infracciones muy graves en su grado máximo en materia laboral o de Seguridad Social, y 983.736 euros en las infracciones muy graves en su grado máximo en materia de prevención de riesgos laborales.

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